Cómo montar una notaría privada u oficina de notariado

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Los notarios son funcionarios públicos imparciales del Estado que certifican la legalidad de un documento, asesoran a los ciudadanos en trámites, garantizan que los contratos comerciales sean prudentes, entre otras funciones. Pueden trabajar de manera independiente o en una notaría, y a su vez pueden ser profesionales del Derecho o similares, aunque esto depende de cada país.

Requisitos para ser notario

Los requisitos para ser notario del Estado pueden variar entre una nación y otra, pero en líneas generales son los siguientes:

  • Ser nacionalizado.

  • Ciudadano en ejercicio.

  • Tener una excelente reputación (carecer de antecedentes penales*).

  • Ser mayor de 30 años de edad.

  • Ser abogado titulado.

* En algunas regiones, tener antecedentes penales menores no es un impedimento para ejercer como notario; sin embargo, en algunas es un requisito indispensable tener un historial impecable, como es el caso de Nueva York y Texas, en Estados Unidos.

Los notarios compiten entre sí por su calidad y no principalmente por su precio, debido a que el costo de sus honorarios está establecido por el Estado. Se puede comparar su calidad dependiendo de su preparación, por lo que es de suma importancia que durante su carrera se hayan desempeñado honrada y eficazmente.

¿Qué son las notarías privadas?

Debido a su alta demanda, existen notarias públicas, pertenecientes al Estado, y privadas, que también son reguladas bajo las leyes del Estado pero que cuentan con autonomía para ejercer de manera independiente. A su vez, los notarios privados no son asignados, las personas naturales pueden elegirlos libremente para depositar su confianza en ellos, es un derecho constitucional.

Por otra parte, los notarios están organizados por Colegios, los cuales auditan, controlan y apoyan sus funciones. Y cada uno de esos Colegios están debidamente inscritos en el Consejo General del Notariado (o su equivalente en cada país), ante el que deben rendir cuentas.

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¿Por qué es importante recurrir al servicio privado?

El servicio privado es importante porque es necesario para llevar a cabo cualquier proceso que requiera del visto bueno legal, como hacer la escritura de una propiedad que vas a comprar o vender, elaborar un testamento, otorgar poderes, construir una sociedad, contraer matrimonio, entre otros.

Sin la figura de los notarios, quienes están cualificados y en constante actualización de sus conocimientos en aspectos legales tanto nacional como internacionalmente, los ciudadanos no podrían llevar a cabo muchos de los acuerdos que necesitan previa aprobación legal; por este motivo es importante trabajar de la mano con personas en las que confían.

Finalmente, al ser un servicio privado los trámites son más rápidos a comparación de uno del Estado.

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Cómo montar paso a paso una notaría privada

Si estás interesado en emprender un negocio de este tipo, a continuación te diremos paso a paso qué debes hacer. ¡Toma nota!

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  • Oficina.

El local debe ser amplio, elegante, con buena iluminación y ventilación, puesto que allí se atenderán a diario a muchas personas. Debe contar con el espacio suficiente para que cada notario tenga su lugar de trabajo donde pueda ejercer sus labores de manera cómoda, segura y profesional.

  • Mobiliario.

Es importante contar con mobiliario resistente y seguro. Además de los escritorios, sillas, etc., las estanterías y los archivadores de documentos son indispensables, así como el equipo informático para digitalizar y reproducir los documentos (scanners, fotocopiadoras, computadores, etc.).

  • Notarios.

Los funcionarios deben laborar jornadas de medio tiempo o tiempo completo, pero siempre deben estar disponibles para ofrecer sus servicios en las oficinas de notariado. Sus servicios como notarios independientes no deben interferir en el horario de la notaría. Además, cada profesional debe contar con el seguro y los suministros necesarios.

  • Suministros y seguros.

Cada funcionario notarial debe contar con su sello de notario, un diario oficial de actos notariales y un seguro de responsabilidad con el cual protegerse en caso de errores individuales u omisiones.

  • Alianzas.

La mayoría de las oficinas de notariado crean convenios con despachos de abogados, entidades bancarias, compañías de seguros, etc., es decir, empresas que necesitan constantemente de servicios notariales para legalizar documentos. De este modo pueden contar con una clientela estable sin depender de los contratos de clientes independientes.

  • Divulgación.

Por último, la notaría debe darse a conocer a través de varios medios. Por lo general, son los ciudadanos quienes buscan este tipo de entidades, por lo que es más probable que las ubiquen a través de clasificados, listados de notarías, registros, etc. Sin embargo, hoy en día muchas personas buscan y consiguen casi todo a través de Internet, de modo que la creación de un sitio web con blog y redes sociales puede ayudar a optimizar la operatividad de la oficina, ya que se pueden solventar dudas comunes y hacer solicitudes en línea.

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